Tạp chí chung so với sổ cái chung: Tổng quan
Khi nói đến việc theo dõi tài chính của một doanh nghiệp, một hệ thống nhập kép sử dụng cả sổ cái chung và nhật ký chung được cho là phương pháp tốt nhất để theo dõi số liệu thống kê tổng thể và giữ cho hoạt động vận hành trơn tru và có lợi nhuận. Nhưng để thực sự hiểu làm thế nào hệ thống hồ sơ kế toán kép hoạt động, trước tiên người ta phải đánh giá cao các chức năng khác nhau liên quan đến hai thành phần chính: sổ cái chung và tạp chí chung.
Chìa khóa chính
- Một nhật ký chung đề cập đến một cuốn sách gốc trong đó kế toán và kế toán ghi lại các giao dịch kinh doanh, theo thứ tự các sự kiện xảy ra. Sổ nhật ký theo dõi năm mục kế toán nổi bật: tài sản, nợ phải trả, vốn của chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Những tiến bộ trong công nghệ đã làm cho nó nên hầu hết mọi người không cần phải duy trì từng sổ tài khoản riêng biệt.
Tạp chí tổng hợp
Nói một cách đơn giản, một tạp chí chung đề cập đến một cuốn sách của mục nhập ban đầu, trong đó kế toán và kế toán ghi lại các giao dịch kinh doanh, theo thứ tự, theo các sự kiện ngày xảy ra. Nhật ký chung là nơi đầu tiên ghi lại dữ liệu và mỗi trang trong mục có các cột chia cho ngày, số sê-ri, cũng như hồ sơ ghi nợ hoặc tín dụng. Một số tổ chức giữ các tạp chí chuyên ngành, chẳng hạn như tạp chí mua hàng hoặc tạp chí bán hàng, chỉ ghi lại các loại giao dịch cụ thể.
Mặc dù có những tiến bộ trong công nghệ phần mềm, sẽ luôn có nhu cầu ghi lại các giao dịch không thường xuyên trong các tạp chí chung, chẳng hạn như bán tài sản, nợ xấu và khấu hao.
Khi một giao dịch được ghi lại trong một tạp chí chung, số tiền sau đó sẽ được gửi đến các tài khoản thích hợp, chẳng hạn như các khoản phải thu, thiết bị và giao dịch tiền mặt.
Sổ cái chung
Sổ cái là một cuốn sách hoặc tập tin mà người giữ sổ sách sử dụng để ghi lại tất cả các tài khoản liên quan. Sổ cái theo dõi năm mục kế toán nổi bật: tài sản, nợ phải trả, vốn của chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Mỗi tài khoản là một bảng hình chữ T hai cột. Kế toán thường đặt tiêu đề tài khoản ở đầu "T" và ghi các mục ghi nợ ở bên trái và các mục tín dụng ở bên phải. Sổ cái chung đôi khi hiển thị các cột bổ sung cho các chi tiết như mô tả giao dịch, ngày và số sê-ri. Giao dịch từ các tạp chí chung được đăng trong các tài khoản sổ cái chung, sau đó số dư được tính toán và chuyển từ sổ cái chung sang số dư dùng thử.
Cân nhắc đặc biệt
Ngày nay, hầu hết các tổ chức sử dụng phần mềm để ghi lại các giao dịch trong sổ cái nói chung và các tạp chí chung, đã hợp lý hóa đáng kể các hoạt động lưu trữ hồ sơ cơ bản này. Trong thực tế, hầu hết các phần mềm kế toán duy trì một kho lưu trữ trung tâm nơi bạn có thể ghi nhật ký và các mục nhật ký. Tuy nhiên, những tiến bộ trong công nghệ giúp việc ghi lại các giao dịch trở nên dễ dàng và ít tẻ nhạt hơn và bạn không cần phải duy trì từng sổ tài khoản một cách riêng biệt. Người nhập dữ liệu vào bất kỳ mô-đun nào trong phần mềm kế toán hoặc sổ sách của công ty bạn thậm chí có thể không biết về các kho lưu trữ này. Trong nhiều ứng dụng phần mềm này, người nhập dữ liệu chỉ cần nhấp vào menu thả xuống để nhập giao dịch vào sổ cái hoặc nhật ký.
