Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là một tài liệu thương mại ghi thành từng khoản và ghi lại một giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn. Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn, hóa đơn bán hàng, ghi nợ hoặc hóa đơn bán hàng.
Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một tuyên bố cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đây là trường hợp, tuyên bố phải chỉ ra rằng không có hóa đơn tiếp theo sẽ được gửi. Trong lịch sử, hóa đơn đã được ghi lại trên giấy, thường có nhiều bản sao được tạo để mỗi người mua và người bán có một bản ghi giao dịch cho hồ sơ của riêng họ. Hiện nay, hóa đơn do máy tính tạo ra khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.
Hóa đơn pro-forma là một thỏa thuận ràng buộc, mặc dù các điều khoản bán hàng có thể thay đổi.
Hóa đơn
Khái niệm cơ bản về hóa đơn
Hóa đơn phải ghi rõ đó là hóa đơn trên mặt hóa đơn. Nó thường có một mã định danh duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho tham chiếu bên trong và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến thanh toán.
Điều khoản thanh toán có thể được phác thảo trên hóa đơn, cũng như các thông tin liên quan đến bất kỳ khoản giảm giá, chi tiết thanh toán sớm hoặc chi phí tài chính nào được đánh giá cho các khoản thanh toán trễ. Nó cũng trình bày chi phí đơn vị của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, vận chuyển hàng hóa, xử lý, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó phác thảo tổng số tiền nợ.
Hóa đơn pro forma là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi cho người mua trước khi giao hàng hoặc giao hàng. Hóa đơn thường sẽ mô tả các mặt hàng đã mua và các thông tin quan trọng khác như trọng lượng vận chuyển và phí vận chuyển. Hóa đơn pro forma thường đi kèm với các giao dịch quốc tế, đặc biệt là cho các mục đích hải quan về nhập khẩu.
Bạn phải luôn duy trì một bản sao hóa đơn và biên lai của bạn ở cả dạng giấy hoặc dạng điện tử cho mục đích thuế.
Tầm quan trọng của ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn đại diện cho ngày chính thức mà hàng hóa đã được lập hóa đơn và giao dịch chính thức được ghi lại. Do đó, ngày hóa đơn có thông tin cần thiết liên quan đến thanh toán, vì nó quy định thời hạn tín dụng và ngày đáo hạn của hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thực thể cung cấp tín dụng, chẳng hạn như net 30. Ngày đáo hạn thực tế của hóa đơn thường là 30 ngày sau ngày hóa đơn.
Hóa đơn điện tử
Kể từ sự ra đời của kỷ nguyên máy tính, người dân và doanh nghiệp đã nhận thấy việc dựa vào hóa đơn điện tử dễ dàng hơn thay thế cho các tài liệu giấy. Hóa đơn điện tử, hay hóa đơn điện tử, là một hình thức thanh toán điện tử để tạo, lưu trữ và giám sát các tài liệu liên quan đến giao dịch giữa các bên và đảm bảo các điều khoản trong thỏa thuận của họ được thực hiện.
Những tài liệu điện tử này có thể bao gồm hóa đơn và biên lai, đơn đặt hàng, ghi nợ và tín dụng, điều khoản và hướng dẫn thanh toán, và phiếu chuyển tiền. Hóa đơn kỹ thuật số thường được gửi qua email, trang web hoặc ứng dụng. Ưu điểm bao gồm:
- Tính lâu dài và khả năng chống lại thiệt hại vật lý. Tìm kiếm và sắp xếp các tên, thuật ngữ hoặc ngày cụ thể Khả năng kiểm toán tăng lên Khả năng in hoặc sao chép theo yêu cầu Khả năng thu thập dữ liệu và thông minh kinh doanh Giảm thiểu sử dụng giấy
Hóa đơn điện tử bao gồm một số công nghệ và tùy chọn nhập cảnh và được sử dụng như một thuật ngữ chung để mô tả bất kỳ phương thức nào mà hóa đơn được trình bày dưới dạng điện tử cho khách hàng để thanh toán. Một số tiêu chuẩn hóa đơn điện tử, như EDIFACT và UBL, đã được phát triển trên toàn thế giới để tạo thuận lợi cho việc áp dụng và hiệu quả.
Chìa khóa chính
- Hóa đơn là một tài liệu thương mại ghi thành từng khoản và ghi lại một giao dịch giữa người mua và người bán. Biên nhận giấy từ cửa hàng là một hóa đơn tiêu dùng phổ biến. Nội dung là một yếu tố quan trọng của kiểm toán và kiểm toán nội bộ. Các khoản phí trên hóa đơn phải được phê duyệt bởi nhân viên quản lý có trách nhiệm. Thông thường, phác thảo các điều khoản thanh toán, chi phí đơn vị, vận chuyển, xử lý và bất kỳ điều khoản nào khác được nêu trong quá trình giao dịch. Hóa đơn có thể ở dạng giấy, nhưng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến hơn nhiều.
Hóa đơn và tài khoản phải trả
Hóa đơn theo dõi việc bán một sản phẩm cho mục đích kiểm soát hàng tồn kho, kế toán và thuế. Nhiều công ty vận chuyển sản phẩm và mong đợi thanh toán vào một ngày sau đó, vì vậy tổng số tiền đến hạn sẽ trở thành một tài khoản phải trả cho người mua và một tài khoản phải thu cho người bán.
Hóa đơn thời hiện đại được truyền điện tử, thay vì trên giấy. Nếu hóa đơn bị mất, người mua có thể yêu cầu một bản sao từ người bán. Việc sử dụng hóa đơn thể hiện sự hiện diện của tín dụng, vì người bán đã gửi sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ mà không nhận được tiền mặt.
Hóa đơn khác với đơn đặt hàng, được tạo trước khi khách hàng đặt hàng hoặc dịch vụ.
Hóa đơn và Kiểm soát nội bộ
Hóa đơn là một yếu tố quan trọng của kiểm soát nội bộ kế toán. Phí trên hóa đơn phải được phê duyệt bởi nhân viên quản lý có trách nhiệm. Ngoài ra, hóa đơn được khớp với đơn đặt hàng và sau khi đối chiếu thông tin, thanh toán được thực hiện cho các giao dịch được phê duyệt. Một công ty kiểm toán đảm bảo hóa đơn được nhập vào kỳ kế toán thích hợp khi kiểm tra cắt giảm chi phí.
