Mua sắm là gì?
Mua sắm là hành động để có được hàng hóa hoặc dịch vụ, thường là cho mục đích kinh doanh. Mua sắm thường được liên kết nhất với các doanh nghiệp vì các công ty cần thu hút dịch vụ hoặc mua hàng hóa, thường ở quy mô tương đối lớn.
Mua sắm thường đề cập đến hành động mua cuối cùng nhưng nó cũng có thể bao gồm toàn bộ quá trình mua sắm có thể cực kỳ quan trọng đối với các công ty dẫn đến quyết định mua cuối cùng của họ. Các công ty có thể ở cả hai phía của quá trình mua sắm với tư cách là người mua hoặc người bán mặc dù ở đây chúng tôi chủ yếu tập trung vào phía của công ty chào mời.
Cách thức mua sắm
Các quy trình mua sắm và mua sắm có thể yêu cầu một phần đáng kể các nguồn lực của công ty để quản lý. Ngân sách mua sắm thường cung cấp cho các nhà quản lý một giá trị cụ thể mà họ có thể chi tiêu để mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ họ cần. Quá trình mua sắm thường là một phần quan trọng trong chiến lược của công ty vì khả năng mua một số vật liệu hoặc dịch vụ nhất định có thể xác định liệu hoạt động có mang lại lợi nhuận hay không.
Trong nhiều trường hợp, quy trình mua sắm sẽ được quyết định bởi các tiêu chuẩn của công ty thường tập trung bởi các kiểm soát từ bộ phận kế toán phải trả. Quá trình mua sắm bao gồm chuẩn bị và xử lý một nhu cầu cũng như nhận cuối cùng và phê duyệt thanh toán.
Toàn diện, điều này có thể liên quan đến lập kế hoạch mua hàng, tiêu chuẩn, xác định thông số kỹ thuật, nghiên cứu nhà cung cấp, lựa chọn, tài chính, đàm phán giá và kiểm soát hàng tồn kho. Do đó, nhiều công ty lớn có thể yêu cầu hỗ trợ từ một số lĩnh vực khác nhau của công ty để mua sắm thành công.
Giám đốc mua sắm
Một số công ty thậm chí có thể chọn thuê một giám đốc mua sắm để lãnh đạo những nỗ lực này. Một giám đốc mua sắm có thể giám sát việc thiết lập các tiêu chuẩn mua sắm, làm việc với các tài khoản phải trả để đảm bảo tích hợp tiêu chuẩn mua sắm và thanh toán hiệu quả, và phục vụ cho các nhóm mua sắm đưa ra quyết định mua sắm khi có nhiều chào giá cạnh tranh.
Nhìn chung, chi phí mua sắm sẽ được tích hợp vào kế toán tài chính của một doanh nghiệp vì mua sắm liên quan đến việc mua hàng hóa và / hoặc dịch vụ cho mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp.
Toàn diện, mua sắm có thể liên quan đến hỗ trợ từ một số lĩnh vực của một công ty.
Kế toán tài chính
Xử lý mua sắm có thể được phân chia và phân tích từ nhiều góc độ. Các công ty và ngành công nghiệp sẽ có những cách khác nhau để quản lý việc mua sắm chi phí trực tiếp và gián tiếp. Các công ty hàng hóa, so với các công ty dịch vụ, cũng sẽ có cách quản lý chi phí khác nhau.
Chi phí mua sắm trực tiếp và gián tiếp
Chi tiêu trực tiếp đề cập đến bất cứ điều gì liên quan đến giá vốn hàng bán và sản xuất, bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm. Đối với các công ty sản xuất, điều này có thể bao gồm từ nguyên liệu thô đến các thành phần và các bộ phận. Đối với các công ty bán hàng, điều này sẽ bao gồm chi phí mà hàng hóa được mua từ một nhà bán buôn để bán.
Đối với các công ty dựa trên dịch vụ, chi phí trực tiếp chủ yếu sẽ là chi phí lao động hàng giờ của nhân viên thực hiện dịch vụ. Mua sắm các mặt hàng liên quan đến giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận gộp của công ty.
Ngược lại, mua sắm gián tiếp liên quan đến mua hàng không liên quan đến sản xuất. Đây là mua hàng một công ty sử dụng để tạo điều kiện cho hoạt động của nó. Mua sắm gián tiếp có thể bao gồm một loạt các giao dịch mua bao gồm vật tư văn phòng, tài liệu tiếp thị, chiến dịch quảng cáo, dịch vụ tư vấn, v.v. Các công ty thường sẽ có ngân sách và quy trình khác nhau để quản lý chi phí trực tiếp so với chi phí gián tiếp.
Kế toán mua sắm so với dịch vụ
Mua sắm là một phần của quy trình chi phí cho tất cả các loại công ty, nhưng các công ty hàng hóa và dịch vụ chiếm doanh thu và chi phí khác nhau. Như vậy, kế toán cho hàng hóa mua sắm cũng sẽ khác với kế toán cho các dịch vụ mua sắm.
Các công ty tập trung vào hàng hóa sẽ cần phải đối phó với việc mua sắm những hàng hóa đó như hàng tồn kho. Các công ty này rất quan trọng trong lĩnh vực này trong quản lý chuỗi cung ứng. Các công ty dựa trên dịch vụ cung cấp dịch vụ như là công cụ tạo doanh thu chính của họ, do đó họ không nhất thiết phải phụ thuộc nhiều vào chuỗi cung ứng cho hàng tồn kho mặc dù họ có thể cần mua hàng hóa cho các dịch vụ dựa trên công nghệ.
Nhìn chung, chi phí bán hàng cho nhiều công ty dịch vụ dựa trên chi phí nhân công hàng giờ của nhân viên cung cấp dịch vụ nên việc mua sắm như một chi phí trực tiếp không phải là một yếu tố chính. Tuy nhiên, các công ty dựa trên dịch vụ thường sẽ có chi phí gián tiếp tương đối cao hơn vì họ thường giải quyết việc mua sắm của chính họ như một chi phí gián tiếp thông qua tiếp thị.
Chìa khóa chính
- Mua sắm là hành động để có được hàng hóa hoặc dịch vụ. Mua sắm kinh doanh đòi hỏi phải chuẩn bị, chào mời và xử lý thanh toán, thường liên quan đến một số lĩnh vực của công ty. Chi phí mua sắm có thể rơi vào một số loại khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu mua sắm. Đấu thầu cạnh tranh thường là một một phần của hầu hết các quy trình mua sắm quy mô lớn liên quan đến nhiều nhà thầu.
Cân nhắc đặc biệt: Đấu thầu cạnh tranh
Đấu thầu cạnh tranh là một phần của hầu hết các giao dịch kinh doanh liên quan đến nhiều nhà thầu. Quá trình đấu thầu cạnh tranh cho hàng hóa thường đơn giản hơn so với dịch vụ. Mua sắm cũng là thuật ngữ được sử dụng để mua hàng hóa và dịch vụ thay mặt cho chính phủ có quy trình và yêu cầu đấu thầu riêng.
Đấu thầu cạnh tranh cho tất cả các loại hàng hóa thường liên quan đến các đề xuất chi tiết về đơn giá, vận chuyển và điều khoản giao hàng. Đấu thầu cạnh tranh để mua sắm dịch vụ có thể phức tạp hơn vì nó có thể liên quan đến vô số thứ bao gồm các cá nhân liên quan, dịch vụ công nghệ, quy trình vận hành, phục vụ khách hàng, đào tạo, phí dịch vụ, v.v.
Trong mỗi trường hợp, luật sư của các hồ sơ dự thầu chọn nhà cung cấp mà họ muốn làm việc dựa trên cả hai khía cạnh kinh doanh hoạt động cũng như chi phí. Luật sư sau đó chịu trách nhiệm hạch toán các chi phí tùy thuộc vào hàng hóa hoặc dịch vụ đã thỏa thuận. Các cơ quan chính phủ và các công ty lớn có thể chọn thu hút các đề xuất mua sắm trên cơ sở hàng năm hoặc theo lịch trình để đảm bảo rằng họ tiếp tục duy trì các mối quan hệ tốt nhất cho doanh nghiệp của họ.
