Thế giới tài chính đã phát triển thành một nơi làm việc cạnh tranh cao. Mặc dù chỉ có 24 giờ trong bất kỳ ngày nào, nhưng như đã nói, thời gian là tiền bạc. Do đó, quản lý thời gian hiệu quả là một lợi thế cạnh tranh cho bất kỳ chuyên gia tài chính nào muốn trở nên năng suất hơn và tăng thời gian chất lượng ra khỏi công việc.
Tuy nhiên, có nhiều phiền nhiễu có thể khiến bạn làm việc lâu hơn mức cần thiết. Đọc để tìm hiểu về một số lãng phí thời gian phổ biến này và tìm hiểu về một số mẹo quản lý thời gian sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
Cái hố đen
Có nhiều chất thải thời gian khác nhau có thể làm giảm năng suất. Chẳng hạn, các chuyên gia tài chính thường xuyên bị cám dỗ với đa nhiệm. Giả sử rằng bạn là một cố vấn và từ 8:30 đến 10 giờ sáng thứ Tư, bạn có thể hoàn thành những việc sau:
- Bạn làm việc trên bảng tính, nhưng dừng lại sau khi bị gián đoạn bởi hai tin nhắn email mới, Sau đó gửi sáu email liên tiếp, Tiếp theo là kiểm tra ảnh cưới của một người bạn đại học trên Instagram, Sau đó chấp nhận lời mời đi chơi xã hội của công ty qua tin nhắn Slack, Trước đó nhận được hai cuộc gọi bất ngờ từ các khách hàng tiềm năng và cuối cùng bị buộc phải cúp máy đột ngột khi người quản lý của bạn dừng lại để nhắc nhở bạn rằng bạn trễ năm phút cho cuộc họp nhân viên.
Điều này có vẻ như một buổi sáng điển hình cho bạn? Nếu vậy, và đặc biệt nếu bạn làm việc trong một môi trường doanh nghiệp khốc liệt như một công ty cổ phần tư nhân hoặc ngân hàng đầu tư, có lẽ bạn đang ở hạng hiệu suất thấp nhất so với các đồng nghiệp.
Năm hoặc mười năm kể từ bây giờ, sẽ không ai nhớ, quan tâm hay thúc đẩy bạn cho tất cả những công việc bận rộn mà bạn đã hoàn thành. Thế giới sẽ quan tâm nếu Thomas Jefferson hoàn thành nhiều vụ xáo trộn giấy nhưng không bao giờ giúp viết Tuyên ngôn độc lập? Điều tương tự cũng đúng trong công việc của bạn - tổ chức của bạn coi trọng công việc và kiệt tác cần thiết, chứ không phải bận rộn.
Lập kế hoạch
Mỗi chiều chủ nhật, hãy hoàn thành danh sách "việc cần làm" trong tuần sắp tới của bạn, tốt nhất là sử dụng một ứng dụng hoặc dịch vụ web đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn. Làm nổi bật các mục hoàn toàn quan trọng cho sự thành công của bạn trong công việc và trong cuộc sống cá nhân của bạn. Những thứ không được làm nổi bật có lẽ là những thứ mà bạn có thể ủy thác, trì hoãn hoặc tránh hoàn toàn.
Trong tài chính, các sản phẩm quan trọng bao gồm các báo cáo hoặc nghiên cứu cần phải chính xác và được gửi trước thời hạn. Tổ chức của bạn được phục vụ tốt hơn nếu bạn tập trung vào việc cải thiện chất lượng của các báo cáo này, thay vì chỉ làm một công việc tử tế cho họ để bạn có thể giải phóng thời gian cho các mục không quan trọng (như trả lời email ưu tiên thấp hoặc tham gia lâu dài cuộc họp kéo dài).
Tương tự, mười phút trước khi rời khỏi công việc mỗi ngày, hãy hoàn thành việc liệt kê các mục hành động của ngày hôm sau và đánh số chúng theo thứ tự quan trọng và ưu tiên. Một lần nữa, hãy liên tục tự hỏi mình tất cả những điều bạn không thực sự cần làm - những điều không đáp ứng một ngưỡng năng suất nhất định.
(Ngoài ra, hãy xem Find Niche của bạn trong ngành tài chính.)
Đa nhiệm
Thành công trong tài chính tập trung vào khả năng của một người là luôn cung cấp các sản phẩm quan trọng và ngay lập tức. Các thông tin và dữ liệu quan trọng mà các nhà quản lý tài chính của bạn đang dựa vào là gì? Bạn có thể cung cấp những gì để giúp tổ chức và / hoặc khách hàng của bạn giành chiến thắng? Nó có liên quan đến việc nộp kịp thời báo cáo kiểm toán, tính toán chính xác giá trị hiện tại ròng trên một dự án được đề xuất hoặc đảm bảo rằng các công thức trên Excel dẫn đến tổng số tổng hợp thích hợp?
Vào cuối ngày, không ai quan tâm đến tất cả các email mà bạn trao đổi, các cuộc họp câu lạc bộ xã hội mà bạn tham dự hoặc nộp các thư mục theo thời gian trong tủ của bạn. Đa nhiệm liên tục ngăn cản các cá nhân cống hiến hết sức mình cho một vài sản phẩm quan trọng mà chủ nhân của họ thực sự mong đợi từ họ.
Trước tiên, hãy thực hiện các mục hành động quan trọng, khó khăn, khẩn cấp và có giá trị cao nhất. Thành công trong tài chính có thể liên quan đến sự đơn giản trong các phương pháp về cách bạn tiếp cận các nhiệm vụ của mình. Điều này có vẻ đơn giản đối với người tốt nghiệp gần đây đã đọc và không có kinh nghiệm, nhưng làm một việc tại một thời điểm và không dừng lại cho đến khi nó được hoàn thành. Nếu nhiệm vụ của bạn liên quan đến một dự án dài hạn, hãy cắt nó thành các cột mốc ngắn hạn và hoàn thành trước thời hạn. Như Henry Ford đã nói, "Không có gì đặc biệt khó khăn nếu bạn chia nó thành những công việc nhỏ". Làm mọi thứ từ đầu đến cuối giúp loại bỏ sự thiếu hiệu quả tốn kém vì bạn sẽ tránh phải liên tục bắt đầu lại và tính toán lại các mục khác nhau, không liên quan.
(Khám phá các loại công việc trong ngành tài chính với Tùy chọn nghề nghiệp tài chính cho Chuyên gia.)
Hộp thư đến
Hộp thư đến của bạn là một thời gian lớn. Nếu phần lớn các email của bạn không liên quan đến các nhiệm vụ trước mắt của bạn, thì bạn sẽ thường xuyên lấp đầy ngày của bạn với thông tin rác.
Để tránh điều này:
- Đặt thời gian định trước để kiểm tra email của bạn và kiểm tra hộp thư đến của bạn không quá ba hoặc bốn lần mỗi ngày. Tạo thư mục sau giờ làm việc cho các email mà bạn nên truy cập, nhưng điều đó không khẩn cấp. Thư mục này đặc biệt hữu ích cho bạn để quay lại các yêu cầu quan trọng có thể đợi trong vài ngày làm việc trước khi nhận được phản hồi từ bạn. Chỉ gửi những email quan trọng nhất trong ngày làm việc của bạn. Mặc dù điều quan trọng là luôn cập nhật trong nhóm của bạn, một phần lớn thời gian của bạn có thể bị lãng phí bởi các đồng nghiệp thiếu kinh nghiệm hoặc kém kỷ luật, những người tràn ngập hộp thư đến của bạn với các tin nhắn không liên quan. Bạn có thể giảm các loại email này bằng cách không trả lời những email không liên quan đến công việc. Hãy kiểm tra hộp thư đến của bạn trước khi bạn nghỉ làm. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo các thư mục liên quan đến dự án, trong đó bạn có thể đỗ các email liên quan đến các vấn đề cụ thể. Giữ hộp thư đến của bạn trống giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các tin nhắn không cốt lõi khỏi sự chú ý của bạn. Nếu có những mục hoàn toàn cần sự chú ý trong vài giờ tới hoặc vào ngày hôm sau, thì hãy đặt chúng vào một thư mục khẩn cấp.
Mẹo tiết kiệm thời gian khác
Theo dõi bao nhiêu thời gian bạn thực sự lãng phí
Tạo một bảng tính đơn giản cho phép bạn nhập thời gian ước tính mà bạn đã lãng phí vào các vấn đề tầm thường. Làm điều này hàng ngày. Khi bạn phát triển và duy trì thói quen này, bạn sẽ tự rèn luyện để nhận ra những vấn đề không quan trọng khi bạn gặp phải chúng.
Chỉ xử lý tài liệu giấy một lần
Khi chúng được xử lý, bạn có thể gửi chúng, gửi chúng hoặc loại bỏ chúng.
Nhắn tin trực tiếp cho đồng nghiệp của bạn
Dạo quanh văn phòng của bạn hoặc giữa các phòng ban có thể khiến bạn mất vài giờ mỗi tuần - và chúng tôi biết rằng chi phí đó trên cơ sở hàng năm là bao nhiêu. Trừ khi đó là một vấn đề quan trọng hoặc phức tạp, sử dụng tin nhắn trực tiếp thông qua hệ thống nhắn tin của công ty hoặc dịch vụ web được phê duyệt thường là cách hiệu quả hơn để nhanh chóng nhận được câu trả lời cho nhiều câu hỏi khác nhau.
Biết mọi thứ ở đâu vào bất cứ lúc nào
Điều này bao gồm cả thông tin điện tử và giấy. Nếu bạn coi trọng thời gian của mình, đừng lãng phí nó để tìm kiếm mọi thứ.
Phân chia nhiệm vụ của bạn thành bốn loại:
-
Khẩn cấp và quan trọng - chẳng hạn như báo cáo tài chính và kế toán với thời hạn nghiêm ngặt và tiếp cận.
Không khẩn cấp và quan trọng - chẳng hạn như kết nối mạng trong nhóm tài chính của bạn, các lớp đào tạo, v.v.
Khẩn cấp và không quan trọng - chẳng hạn như tin nhắn lẻ tẻ từ hộp thư đến của bạn và "đăng ký ngày đáo hạn" cho các cuộc họp câu lạc bộ.
Không khẩn cấp và không quan trọng - chẳng hạn như các cuộc trò chuyện mười phút của máy bán hàng tự động, kiểm tra bóng đá giả tưởng, v.v.
(Rõ ràng, bạn nên dành càng nhiều thời gian trong ngày càng tốt cho hạng mục đầu tiên.)
Đại biểu, Đại biểu, Đại biểu
Đây là những gì sẽ tách bạn ra khỏi gói khi bạn di chuyển lên trong tổ chức. Xử lý các nhiệm vụ mà chỉ bạn có thể thực hiện. Khi bạn trau dồi kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn sẽ sớm có các báo cáo trực tiếp được giao cho bạn. Chỉ định các nhiệm vụ mà bạn không cần phải tự xử lý càng nhiều càng tốt. Bạn chỉ nên làm những việc hoàn toàn đòi hỏi sự chú ý hoặc chuyên môn của bạn.
Đừng quản lý tính cách của bạn
Các chuyên gia tài chính nên sở hữu các kỹ năng quản lý thời gian, nhưng họ cũng nên có mối quan hệ và thiện chí với các đồng nghiệp nội bộ và cộng đồng bên ngoài. Tập trung hoàn toàn vào thời gian có thể khiến bạn có vẻ khó chịu, điều này sẽ khiến nhiều người bỏ rơi khi họ ở xung quanh bạn, kể cả trong các thiết lập phát triển kinh doanh và xã hội. Nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ đi xung quanh nghĩ rằng bạn là bậc thầy quản lý thời gian, nhưng bạn sẽ hoàn toàn không biết về con tem "thằng ngốc xã hội" trên trán bạn.
Kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và phát triển kinh doanh cũng quan trọng như kỹ năng quản lý thời gian. Khi các chuyên gia tài chính tiến lên trong sự nghiệp, chỉ riêng kỹ năng quản lý thời gian sẽ không còn đủ để giúp họ đạt đến cấp độ tiếp theo (tức là cấp điều hành).
Điểm mấu chốt
(Để biết thêm, hãy đọc Hiệu quả tài chính: Hướng dẫn của nhà phân tích về quản lý thời gian.)
