Phòng dữ liệu ảo là gì?
Phòng dữ liệu ảo (VDR), còn được gọi là phòng giao dịch, là kho lưu trữ trực tuyến an toàn để lưu trữ và phân phối tài liệu. Nó thường được sử dụng trong quá trình thẩm định trước khi sáp nhập hoặc mua lại để xem xét, chia sẻ và tiết lộ tài liệu của công ty.
Hiểu các phòng dữ liệu ảo
Các phòng dữ liệu ảo đã ngày càng thay thế các phòng dữ liệu vật lý theo truyền thống được sử dụng để tiết lộ và chia sẻ tài liệu. Với sự toàn cầu hóa kinh doanh và tăng cường giám sát để giảm chi phí, các phòng dữ liệu ảo là một sự thay thế hấp dẫn cho các phòng dữ liệu vật lý. Phòng dữ liệu ảo có thể truy cập rộng rãi, có sẵn ngay lập tức và an toàn hơn. Khi mối lo ngại về bảo mật gia tăng và các sự cố với vi phạm gia tăng, các nhà cung cấp VDR đang phát triển các cơ sở dữ liệu tinh vi và đáng tin cậy hơn. Các dịch vụ công cộng ban đầu (IPO), hoạt động kiểm toán và quan hệ đối tác hoặc các doanh nghiệp khác phải làm việc chung và chia sẻ thông tin sẽ sử dụng các phòng dữ liệu ảo.
Công dụng của phòng dữ liệu ảo
Các thủ tục sáp nhập và mua lại (M & A) là việc sử dụng VDR phổ biến nhất. Các kho lưu trữ này cung cấp một nơi cho sự siêng năng cần thiết trong quá trình hoàn tất thỏa thuận. Các giao dịch kinh doanh này liên quan đến một lượng lớn tài liệu, nhiều tài liệu được bảo mật và chứa thông tin nhạy cảm. Sử dụng VDR là một cách an toàn và đáng tin cậy cho tất cả các bên quan tâm để xem xét và trao đổi tài liệu khi họ tham gia đàm phán.
Các doanh nghiệp thường làm việc với nhau để sản xuất và sản xuất các sản phẩm trong quá trình xây dựng tòa nhà và cung cấp dịch vụ. Hình thành và duy trì các mối quan hệ kinh doanh này đòi hỏi phải có hợp đồng và việc truyền dữ liệu thường xuyên. Các phòng dữ liệu ảo cung cấp cho việc lưu trữ các hợp đồng này và làm cho các tài liệu có sẵn cần thiết để tiếp tục hợp tác kinh doanh. Ví dụ, các thay đổi được thực hiện đối với các bản thiết kế của một cấu trúc bởi một kỹ sư ngay lập tức có sẵn cho tất cả các nhà thầu tham gia vào dự án.
Kiểm toán thực hành, tuân thủ và tài khoản của công ty là một thông lệ phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp. Quá trình này thường là một vấn đề vì công nhân phải tương tác với các bộ điều chỉnh và điều chỉnh bên ngoài. Ngoài ra, ngày nay nhiều công ty có văn phòng ở các địa điểm xa và trên toàn cầu ở các múi giờ khác nhau. Việc sử dụng phòng dữ liệu ảo cho phép luật sư, kế toán viên, cơ quan quản lý nội bộ và bên ngoài và các bên quan tâm khác có điểm truy cập tập trung. Cung cấp một hệ thống trung tâm giảm lỗi và thời gian. Ngoài ra, nó cung cấp cho sự minh bạch trong giao tiếp. Tùy thuộc vào loại kiểm toán, mức độ truy cập và thẩm quyền khác nhau.
Cung cấp một đợt chào bán công khai ban đầu (IPO) là một nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi một lượng giấy tờ không thể tưởng tượng được. Giống như kiểm toán, minh bạch là điều cần thiết. Các công ty phải tạo, trao đổi, giữ lại và quản lý khối lượng lớn tài liệu. Do tính chất của giao dịch, hầu hết người dùng sẽ bị hạn chế quyền truy cập, chẳng hạn như "chỉ xem". Khả năng sao chép, chuyển tiếp hoặc in có thể bị cấm.
Thay thế cho VDR
Mặc dù các phòng dữ liệu ảo cung cấp nhiều lợi ích, nhưng chúng không phù hợp với mọi ngành công nghiệp. Ví dụ, một số chính phủ có thể chọn tiếp tục sử dụng các phòng dữ liệu vật lý để trao đổi thông tin được bảo mật cao. Thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu tiềm năng vượt quá lợi ích được cung cấp bởi các phòng dữ liệu ảo. Kết quả của những sự kiện như vậy có thể là thảm họa nếu các bên đe dọa truy cập thông tin mật. Trong những trường hợp đó, việc sử dụng VDR sẽ không được xem xét.
