Hòa giải tài khoản là gì?
Đối chiếu tài khoản là quá trình xác nhận rằng hai bản ghi giao dịch riêng biệt trong một tài khoản là bằng nhau. Cả hai tổ chức và cá nhân thực hiện đối chiếu tài khoản. Ở cấp độ tổ chức, ngân hàng và nhà môi giới phải xem xét nội bộ các giao dịch giữa các mục sổ cái chung và hồ sơ tài khoản cá nhân. Đối chiếu tài khoản có thể giúp các tổ chức xác định chính xác các lỗi trong kế toán có thể chỉ ra các sai lầm, tính toán sai hoặc rò rỉ tiền mặt. Nhờ tự động hóa máy tính, quá trình này nhanh hơn nhiều so với trước đây.
Chìa khóa chính
- Đối chiếu tài khoản xác nhận rằng hai hồ sơ giao dịch là bằng nhau và cân bằng. Các điều khoản và cá nhân thực hiện đối chiếu tài khoản trong việc cân đối sổ séc và đảm bảo hồ sơ khớp với báo cáo. Đối chiếu trong ngân hàng là chức năng tuân thủ và quy định.
Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã thiết lập các tham số cho việc hòa giải tài khoản doanh nghiệp. Trước Sarbanes-Oxley, các tiêu chuẩn kế toán đã không tính đến sự cần thiết phải áp dụng các thực tiễn tốt nhất để đối chiếu tài khoản. Bây giờ, các công ty được tổ chức theo tiêu chuẩn cao hơn nhiều cho kiểm soát nội bộ và thủ tục kiểm toán.
Sự hòa giải cũng xảy ra khi một khách hàng của ngân hàng hoặc người môi giới xác nhận rằng hồ sơ cá nhân của người đó phù hợp với những gì được báo cáo trên các báo cáo định kỳ. Ở cấp độ cá nhân, cân bằng sổ séc là một hình thức đối chiếu tài khoản. Thuật ngữ này cũng có thể đề cập đến việc cân bằng sổ sách và hồ sơ của một doanh nghiệp với các chương trình phần mềm và mục nhập dữ liệu.
Hiểu về tài khoản
Đối với các tổ chức lớn hơn, các bên thứ ba bên ngoài thường được ký hợp đồng để tiến hành đối chiếu tài khoản, điều này mang lại mức độ khách quan cho việc đánh giá. Đối chiếu tài khoản trong các tổ chức tài chính là một chức năng tuân thủ và quy định chính, và nó là trọng tâm chính cho các cơ quan quản lý bên ngoài trong kiểm toán thường xuyên của công ty. Khách hàng của các công ty này cũng nên giữ một hồ sơ chính xác và báo cáo sự khác biệt kịp thời. Với sự ra đời của các hệ thống máy tính để ghi lại các giao dịch và vị trí của khách hàng, việc điều hòa thường là để sửa chữa những khác biệt nhỏ của một vài đô la, hoặc thậm chí là đồng xu, giữa nguồn này và nguồn khác. Một lỗi càng được phát hiện càng lâu thì việc đối chiếu hai bản ghi sẽ càng khó khăn hơn.
Cách thức hoạt động của tài khoản
Ở cấp độ tổ chức, việc đối chiếu tài khoản có thể được thực hiện bằng cách tuân theo quy trình đơn giản hóa. Đầu tiên, tất cả các thông tin kế toán cần thiết phải được thu thập. Sau đó, báo cáo ngân hàng của công ty được so sánh với sổ cái. Bất kỳ khoản khấu trừ đang chờ xử lý nào trong sổ cái của công ty nên được khấu trừ khỏi số dư cuối cùng và mọi khoản tiền gửi đang chờ xử lý sẽ được thêm vào số dư cuối cùng. Nếu tài khoản chịu lãi, cần tính toán. Séc nên được khấu trừ, cũng như các lỗi ngân hàng, như ghi nợ hoặc tín dụng không chính xác và phí dịch vụ ngân hàng. Cuối cùng, cả báo cáo công ty và sổ cái chung sẽ hiển thị cùng số dư cuối cùng. Bất kỳ lỗi nào còn lại ở cuối quá trình nên được điều tra bằng cách xác minh rằng mọi giao dịch được đăng trong sổ cái và các khoản tiền gửi đang chờ xử lý và séc chưa thanh toán được tính.
Các cá nhân có thể điều hòa các tài khoản cá nhân của họ bằng cách sử dụng một quy trình tương tự. Thay vì một sổ cái chung, họ sẽ so sánh các báo cáo ngân hàng hoặc báo cáo tài khoản tài chính khác của họ với một hồ sơ cá nhân về các khoản ghi nợ và tín dụng, chẳng hạn như sổ đăng ký séc. Tuy nhiên, nhờ sự ra đời của ngân hàng trực tuyến và sự suy giảm của séc giấy, nhiều cá nhân không còn thực hiện đối chiếu tài khoản cho hầu hết các tài khoản tài chính của họ và phụ thuộc vào ngân hàng của họ để hiển thị số dư cuối cùng chính xác trong các cổng ngân hàng trực tuyến.
