Vận đơn là gì
Vận đơn (BL hoặc BoL) là một chứng từ hợp pháp do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng, trong đó nêu chi tiết về loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được vận chuyển. Vận đơn cũng đóng vai trò là một biên nhận vận chuyển khi người vận chuyển giao hàng hóa tại một điểm đến định trước. Tài liệu này phải đi kèm với các sản phẩm được vận chuyển, bất kể hình thức vận chuyển và phải được ký bởi đại diện ủy quyền từ người vận chuyển, người giao hàng và người nhận.
Ví dụ, một công ty hậu cần dự định vận chuyển, thông qua xe tải hạng nặng, xăng từ một nhà máy ở Texas đến trạm xăng ở Arizona. Một đại diện nhà máy và tài xế ký vào vận đơn sau khi nạp xăng trên xe tải. Sau khi người vận chuyển giao nhiên liệu đến trạm xăng ở Arizona, tài xế xe tải yêu cầu nhân viên trạm cũng ký vào tài liệu.
Vận đơn
Chìa khóa chính
- Vận đơn là chứng từ hợp pháp do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng, trong đó nêu chi tiết về loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được vận chuyển. Vận đơn là chứng từ tiêu đề, biên nhận hàng hóa được vận chuyển và hợp đồng giữa một người vận chuyển và người giao hàng. Tài liệu này phải đi kèm với hàng hóa được vận chuyển và phải được ký bởi đại diện ủy quyền từ người vận chuyển, người giao hàng và người nhận. Nếu được quản lý và xem xét đúng cách, vận đơn có thể giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản.
Vận đơn giải thích
Vận đơn là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý cung cấp cho người vận chuyển và người giao hàng tất cả các chi tiết cần thiết để xử lý chính xác một lô hàng. Nó có ba chức năng chính. Đầu tiên, nó là một tài liệu tiêu đề cho hàng hóa được mô tả trong vận đơn. Thứ hai, nó là một biên nhận cho các sản phẩm được vận chuyển. Cuối cùng, vận đơn thể hiện các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận cho việc vận chuyển hàng hóa.
Sự phân chia nhiệm vụ
Mỗi doanh nghiệp cần phải có kiểm soát nội bộ để ngăn chặn hành vi trộm cắp. Một thành phần quan trọng của kiểm soát nội bộ là phân tách nhiệm vụ, điều này ngăn cản một nhân viên có quá nhiều quyền kiểm soát trong một doanh nghiệp.
Không có hai hệ thống kiểm soát nội bộ là như nhau. Tuy nhiên, hầu hết tuân theo một tập hợp các triết lý cốt lõi và đã trở thành thực tiễn quản lý tiêu chuẩn. Việc thực hiện kiểm soát nội bộ có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động và ngăn chặn gian lận.
Ví dụ thế giới thực
Vận đơn là một trong một số tài liệu chính phải được quản lý và xem xét hợp lý để ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản. Giả sử, ví dụ, XYZ Fine Ăn nhận các lô hàng thịt và cá tươi năm lần một tuần. Người quản lý nhà hàng xác định loại và số lượng thịt và cá nhà hàng cần đặt. Sau đó, anh ta điền vào một đơn đặt hàng và chủ sở hữu của XYZ xem xét và viết tắt từng PO trước khi nó được gửi qua email cho nhà cung cấp thực phẩm. Người bán hàng tập hợp thịt và cá, và cả anh ta và một đại diện từ hãng vận chuyển qua đêm ký một vận đơn.
Tiếp theo, người vận chuyển giao thức ăn cho nhà hàng và người quản lý so sánh thông tin trên vận đơn với những gì anh ta yêu cầu trên PO. Nếu thông tin trùng khớp, PO và vận đơn được gửi đến chủ sở hữu, họ xem xét các tài liệu và viết séc phải trả cho nhà cung cấp thực phẩm.
Trong ví dụ này, chủ sở hữu không phát hành séc cho nhà cung cấp mà không xem xét đơn đặt hàng (PO) và vận đơn. Bước này đảm bảo XYZ chỉ trả tiền cho những gì nó đã ra lệnh và những gì nó nhận được. Nếu hai tài liệu không khớp nhau khi người quản lý nhà hàng so sánh chúng, người quản lý sẽ hỏi nhà cung cấp về ngoại lệ. Một nhân viên thứ ba đối chiếu với báo cáo ngân hàng và gửi tiền cho công ty. Tất cả các bước này phải được đặt ra để ngăn chặn hành vi trộm cắp.
