Kế hoạch hoàn trả là gì?
Một thuật ngữ chung cho một số loại kế hoạch hoàn trả cho nhân viên cho các loại chi phí liên quan đến công việc. Những chi phí này có thể bao gồm chi phí y tế, ô tô, du lịch, ăn uống và giải trí. Các kế hoạch hoàn trả được các nhà tuyển dụng lập ra để cho phép họ trả cho một khoản chi phí nhân viên chính xác hơn, thay vì phải cung cấp một khoản trợ cấp rộng hoặc tăng tiền bồi thường để chi trả cho họ.
Hiểu kế hoạch hoàn trả
Các kế hoạch hoàn trả có thể có nhiều hình thức, chẳng hạn như các kế hoạch chịu trách nhiệm và không chịu trách nhiệm, các lợi ích tối thiểu, hoặc số dặm ô tô và phụ cấp đi lại. Nhân viên không thể lấy các khoản khấu trừ cá nhân dưới bất kỳ hình thức nào cho các chi phí được chi trả theo kế hoạch hoàn trả. Nhân viên phải nộp hồ sơ chi tiết đầy đủ về chi phí thông qua nhật ký hoặc biên lai để người sử dụng lao động có thể khấu trừ các khoản bồi hoàn.
Ấn phẩm IRS 535 , Chi phí kinh doanh, nêu rõ những điều sau: Để được khấu trừ, chi phí kinh doanh phải vừa bình thường vừa cần thiết. Một chi phí thông thường là một chi phí phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn. Một chi phí cần thiết là một chi phí hữu ích và phù hợp cho thương mại hoặc doanh nghiệp của bạn. Một chi phí không phải là không thể thiếu để được coi là cần thiết.
Một số tiểu bang như California yêu cầu chủ lao động bồi hoàn các chi phí hợp lý liên quan đến công việc của nhân viên và mọi khoản bồi hoàn chi phí nhận được không phải báo cáo là tiền lương hoặc thu nhập. Nhưng để điều này xảy ra, người sử dụng lao động phải thiết lập trước kế hoạch chịu trách nhiệm bằng văn bản và nhân viên nộp các chi phí được ghi chép đúng theo kế hoạch đó. Điều này là để đảm bảo rằng các hồ sơ chi phí được duy trì đúng cách một cách kịp thời và chính xác. Nhiều doanh nghiệp có kế toán và hoặc tư vấn việc làm chứng minh các chi phí và đảm bảo báo cáo và khấu trừ chính xác.
Bảng phân tích một số ví dụ phổ biến về chi phí tại nơi làm việc sẽ yêu cầu hoàn trả cho chủ lao động bao gồm:
- Vận chuyển: Chi phí của bất kỳ chuyến đi nào liên quan đến công việc, bao gồm chi phí phương tiện, bữa ăn, chỗ ở, bữa ăn và bất kỳ chi phí giải trí nào đáp ứng các tiêu chí chi tiết trong Ấn phẩm 463, Du lịch, Giải trí, Quà tặng và Chi phí Xe hơi . Một số lượng lớn các nhà tuyển dụng sẽ bồi hoàn cho những nhân viên sử dụng phương tiện cá nhân của họ cho các mục đích kinh doanh, với tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, được IRS đặt ra hàng năm. Chẳng hạn, tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn của liên bang cho doanh nghiệp năm 2017 là 53, 5 cent mỗi dặm. Nói chung, chi phí đi lại thường xuyên giữa nhà và nơi làm việc của nhân viên không được coi là hoàn trả. Vật tư: Bất kỳ hàng hóa cần thiết nào mà nhân viên mua có thể được hoàn trả theo giá gốc, miễn là chúng được hoàn trả theo kế hoạch chịu trách nhiệm. Các bữa ăn và giải trí: Các chi phí bữa ăn và giải trí phát sinh trong nhà thuế của nhân viên được hoàn trả, nhưng chỉ khi các bữa ăn / giải trí được đề cập có mục đích kinh doanh rõ ràng.
