Hồ sơ chứng khoán là gì?
Một hồ sơ chứng khoán là một danh sách tổng thể của các chứng khoán được nắm giữ bởi một công ty môi giới thay mặt cho khách hàng của mình. Danh sách được cập nhật với mọi giao dịch được thực hiện bởi các nhà môi giới.
Chìa khóa chính
- Mọi môi giới đều được yêu cầu duy trì hồ sơ chứng khoán. Đây là danh sách tổng thể của tất cả các giao dịch được thực hiện thay mặt cho khách hàng của mình và được cập nhật với mọi giao dịch. Trong thời đại chứng chỉ giấy không còn được cấp, việc lưu giữ hồ sơ chính xác là điều cần thiết.
Hồ sơ chứng khoán hiển thị tên của chủ sở hữu thực và có lợi, số lượng cổ phiếu và vị trí của tất cả các chứng khoán do công ty nắm giữ. Bản ghi chứng khoán được cập nhật mỗi khi giao dịch được thực hiện.
Hiểu về hồ sơ chứng khoán
Một nhà môi giới ngày nay mua, nắm giữ và bán cổ phần theo "tên đường phố" của riêng mình, nghĩa là tên của nhà môi giới thay vì tên của một khách hàng cá nhân. Đằng sau hậu trường, hồ sơ chứng khoán ghi lại tên của chủ sở hữu thực sự.
Người đó được biết đến trong pháp luật là chủ sở hữu có lợi. Nghĩa là, cá nhân là chủ sở hữu thực sự của cổ phiếu mặc dù quyền sở hữu của nó có thể được ghi dưới một tên khác, chẳng hạn như tên của một công ty môi giới, cho mục đích lưu trữ hồ sơ.
Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch đặt ra các quy tắc cho việc tạo và duy trì hồ sơ chứng khoán.
Trước khi công nghệ máy tính xuất hiện ở Phố Wall, cổ phiếu đã được phát hành cho chủ sở hữu của chúng dưới dạng những mảnh giấy thật, được gọi là chứng chỉ cổ phiếu.
Sự phát triển của hồ sơ chứng khoán đã loại bỏ sự cần thiết của một nhà môi giới để bàn giao chứng khoán giấy cho khách hàng. Điều đó đã tăng tốc rất nhiều và đơn giản hóa các giao dịch.
Những quy định
Ủy ban An ninh và Trao đổi (SEC) Quy tắc 17a-3 và Quy tắc 17a-4 phác thảo các yêu cầu tối thiểu để lưu giữ hồ sơ về nội dung, sáng tạo và thực hành bảo trì và thời gian lưu giữ hồ sơ.
Các quy tắc này nhằm bảo vệ khách hàng và cho phép kiểm toán tuân thủ.
Cục Hồ sơ chứng khoán
Mỗi môi giới có một bộ phận hồ sơ chứng khoán chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ chính xác của tất cả các giao dịch của mình thay mặt cho khách hàng.
Đối với mỗi giao dịch, bộ phận hồ sơ chứng khoán phải xác định chủ sở hữu, số lượng cổ phiếu và vị trí bảo mật được giữ hoặc gửi.
Ngày nay, hầu hết các chứng chỉ chứng khoán Hoa Kỳ được tổ chức tại Công ty Ủy thác Lưu ký (DTC). Công ty có trụ sở tại thành phố New York này được thành lập vào năm 1973 để thực hiện quyền giám sát chứng chỉ cổ phiếu của thế giới kinh doanh.
Từ thời điểm đó, không còn cần thiết phải trao chứng chỉ cổ phiếu cho chủ sở hữu mới của họ. Bất kể bao nhiêu lần một cổ phiếu thay đổi quyền sở hữu, chứng chỉ vẫn được giữ nguyên và sự thay đổi về quyền sở hữu đã được ghi lại. Ngày nay, công ty tiếp tục hoạt động như một người giữ kỷ lục trung tâm cho việc mua và bán chứng khoán, cũng như một trung tâm thanh toán bù trừ cho chứng khoán doanh nghiệp và thành phố.
Thông tin trong hồ sơ chứng khoán môi giới phải khớp với thông tin tại lưu ký. Các bộ phận hồ sơ chứng khoán xử lý các đối chiếu cho sự khác biệt trên cơ sở hàng ngày, hàng tuần hoặc khi cần thiết.
