Khi bạn đã nộp tờ khai thuế của mình, bạn có thể không cảm thấy muốn giữ tất cả các giấy tờ - W-2, 1099 và hơn thế nữa - hoặc thậm chí nghĩ về thuế. Nhưng có một số tài liệu bạn muốn giữ lại vô thời hạn. Thực hành giữ giấy tờ bạn cần cho tương lai sẽ trả hết tiền tiết kiệm thuế sau này. Dưới đây là danh sách của những tài liệu đó và tại sao bạn nên giữ chúng.
Bản sao lợi nhuận
IRS có thời gian giới hạn để kiểm toán lợi nhuận (thường là ba năm kể từ ngày hoàn trả đúng hạn). Tuy nhiên, giới hạn này không áp dụng nếu IRS nghĩ rằng bạn chưa bao giờ nộp lại. Nếu IRS gửi cho bạn một lá thư cho biết bạn chưa bao giờ nộp đơn, bạn phải chứng minh điều khác. Để làm điều này, hãy giữ lại một bản sao của sự trở lại của bạn mãi mãi, cùng với bằng chứng nộp đơn. Loại bằng chứng phụ thuộc vào cách bạn nộp tờ khai:
- Đối với trả lại giấy: Biên lai đã được đăng ký hoặc được chứng nhận hoặc phiếu từ nhà vận chuyển giao hàng tư nhân (ví dụ: FedEx, UPS). Đối với trả lại điện tử: Email xác nhận trở lại của bạn đã được chấp nhận để nộp. Nếu bạn sử dụng phần mềm để gửi, email sẽ được tạo bởi phần mềm (ví dụ: TurboTax sẽ gửi email cho bạn). Nếu bạn sử dụng một người chuẩn bị trả tiền, hãy yêu cầu một sự thừa nhận từ người chuẩn bị rằng sự trở lại của bạn đã được chấp nhận để nộp đơn.
Điều này cũng đúng với tờ khai thuế thu nhập của nhà nước. Giữ mãi một bản sao của tờ khai thuế thu nhập nhà nước, cùng với bằng chứng nộp đơn.
Tài liệu cho ngôi nhà của bạn
Đối với nhiều người, nhà ở cá nhân là tài sản lớn nhất của họ và là nơi có thể tạo ra một hóa đơn thuế khá lớn khi được bán. Luật thuế cho phép thu được tới 250.000 đô la khi bán nhà ở chính (500.000 đô la cho người đăng ký chung) nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Nếu những điều kiện này không được đáp ứng - hoặc nếu mức tăng vượt quá giới hạn đô la - kết quả thu được chịu thuế. Để giảm thiểu lợi ích, nó là hữu ích để tối đa hóa cơ sở của ngôi nhà. Cơ sở, bắt đầu với những gì bạn đã trả cho ngôi nhà, có thể được tăng lên nhờ cải thiện vốn, chẳng hạn như bổ sung, mái nhà mới, thiết bị, hồ bơi trên mặt đất và cảnh quan.
Bạn sở hữu nhà càng lâu, càng có nhiều khả năng (a) giá bạn nhận được khi bán sẽ cao hơn số tiền bạn đã trả và (b) bạn đã bỏ thêm tiền vào nhà để cải thiện. Tìm danh sách cải thiện vốn mà bạn nên lưu biên lai hoặc bằng chứng thanh toán khác trong Ấn phẩm IRS 523 (bản cập nhật 2017 không được công bố tại thời điểm viết).
Ngoài việc cải thiện nhà, hãy giữ lại tuyên bố giải quyết ban đầu của bạn và các giấy tờ khác liên quan đến việc mua. Điều này cho phép bạn thêm vào cơ sở chi phí của mình như sau:
- phí trừu tượng (trừu tượng về phí tiêu đề) phí cài đặt dịch vụ tiện ích Phí bất hợp pháp (bao gồm phí tìm kiếm tiêu đề, chuẩn bị hợp đồng mua bán và chuẩn bị chứng thư) ghi lại tiền thuế hoặc thuế tem
Giữ một bản ghi các chi phí này miễn là bạn sở hữu nhà của bạn, và sau đó ít nhất ba năm sau khi bạn nộp tờ khai báo cáo việc bán hàng. Khoảng thời gian ba năm trong hầu hết các trường hợp là thời gian mà IRS có thể đặt câu hỏi về vị trí của bạn.
Chi phí mua lại tài sản
Như trong trường hợp cải thiện nhà, bạn muốn lưu giữ hồ sơ liên quan đến tài sản khác - cổ phiếu, nhà nghỉ, tài sản cho thuê hoặc tác phẩm nghệ thuật. Một lần nữa, bạn cần biết những gì bạn đã trả cho tài sản, bao gồm cả hoa hồng và các chi phí mua lại khác, để bạn có thể tính đúng mức lãi khi bán. Nếu bạn không, bạn có thể phải trả nhiều tiền thuế hơn so với trường hợp khác (tùy thuộc vào bạn để chứng minh cơ sở thuế của bạn nếu IRS thách thức lợi tức của bạn).
Như trong trường hợp hồ sơ liên quan đến nhà của bạn, hãy giữ những hồ sơ này miễn là bạn sở hữu tài sản, và sau đó ít nhất ba năm sau khi bạn nộp tờ khai báo cáo việc bán tài sản.
Lưu ý: Các công ty môi giới và các công ty quỹ tương hỗ hiện được yêu cầu cung cấp thông tin cơ bản về một số chứng khoán (ví dụ: các cổ phiếu được mua từ chúng kể từ năm 2011). Tuy nhiên, thật khôn ngoan khi bạn giữ lại thông tin này trong trường hợp bạn thay đổi công ty hoặc công ty hợp nhất và hồ sơ của bạn bị mất (điều đó xảy ra).
Tài sản thừa kế
Khi bạn thừa kế tài sản, cơ sở thuế của bạn trở thành giá trị của tài sản vào ngày chết của người để lại cho bạn (gọi là cơ sở tăng cường). Bất động sản lớn (những người trị giá hơn 11.180.000 đô la cho những người chết vào năm 2018) báo cáo giá trị trên tờ khai thuế bất động sản liên bang (Mẫu 706). Bất động sản nhỏ hơn có thể phải báo cáo giá trị tài sản trên các biểu mẫu thuế tử vong của tiểu bang ngay cả khi không có lợi tức liên bang. Hỏi người điều hành, quản trị viên hoặc đại diện cá nhân của di sản để biết thông tin này. (Luật thuế mới đã nhân đôi số tiền loại trừ cơ bản đối với thuế bất động sản từ khoảng 5 triệu đô la lên 10 triệu đô la.)
Đối với các bất động sản không bắt buộc phải nộp các khoản hoàn trả như vậy, tùy thuộc vào người thừa kế để xác định giá trị, trở thành cơ sở của tài sản. Nếu bạn thừa kế chứng khoán giao dịch công khai, hãy lấy giá trị của chúng cho ngày chết. Nếu bạn thừa kế bất động sản, bạn có thể muốn có được một đánh giá cho thời điểm chết để bạn có thể chứng minh cơ sở của bạn sau này. Một lần nữa, như với các tài sản khác, giữ lại thông tin này miễn là bạn sở hữu tài sản đó, cộng với khoảng thời gian IRS có thể đặt câu hỏi về báo cáo bán hàng của bạn.
Điểm mấu chốt
Lưu trữ hồ sơ có vẻ tẻ nhạt và cồng kềnh. Tạo một hệ thống lưu giữ hồ sơ phù hợp với bạn. Đơn giản hóa giấy tờ của bạn bằng cách tạo một bản ghi điện tử (ví dụ: quét các tài liệu bạn muốn giữ và giữ chúng trong một tệp trên máy tính xách tay của bạn, trên ổ đĩa flash hoặc trên đám mây).
Trên thực tế, việc giữ các bản sao hồ sơ chính của bạn trên đám mây và / hoặc tại một số địa điểm khác cũng là một biện pháp bảo vệ quan trọng. Máy tính xách tay và ổ đĩa flash có thể bị hỏng hoặc bị mất. Và ngay cả với hồ sơ điện tử, chỉ cần nộp hồ sơ giấy, trong trường hợp. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều rắc rối nếu bạn - hoặc những người thừa kế của bạn - cần chúng trong tương lai.
