Quan liêu là gì?
Một bộ máy quan liêu thường đề cập đến một tổ chức phức tạp với các hệ thống và quy trình nhiều lớp. Các hệ thống và quy trình này được thiết kế để duy trì tính đồng nhất và kiểm soát trong một tổ chức. Một bộ máy quan liêu mô tả các phương pháp được thiết lập trong các tổ chức hoặc chính phủ lớn. Ví dụ, một công ty dầu mỏ có thể thiết lập một bộ máy quan liêu để buộc nhân viên của mình hoàn thành kiểm tra an toàn khi vận hành trên một giàn khoan dầu.
Chìa khóa chính
- Quan liêu bao hàm một cấu trúc phức tạp với nhiều lớp và thủ tục khiến cho việc ra quyết định trở nên chậm chạp. Các tổ chức có thể khiến các hệ thống trở nên chính thức và cứng nhắc, điều đáng mong đợi trong bối cảnh tuân theo các quy trình an toàn là quan trọng. Chính phủ Hoa Kỳ đã sử dụng hiệu quả quan liêu của mình trong quá khứ; ví dụ, trong việc thiết lập đạo luật Glass-Steagall trong lĩnh vực tài chính.
Một bộ máy quan liêu như một cấu trúc không hiệu quả
Các nhãn như "quan liêu", "quan liêu" và "quan liêu" thường có ý nghĩa tiêu cực. Các quan chức ngụ ý nhân viên chính phủ, và thuật ngữ quan liêu ngụ ý rằng các phương pháp thiết lập là quan trọng hơn hiệu quả. Tuy nhiên, có một cách cân bằng hơn để nhìn vào một bộ máy quan liêu.
Quá trình quan liêu cho vay để chỉ trích. Nó thường được coi là đồng nghĩa với sự dư thừa, độc đoán và không hiệu quả. Một định nghĩa châm biếm phổ biến về quan liêu là "nghệ thuật biến điều không thể thành có thể".
Đặc điểm của một bộ máy quan liêu
Về mặt cấu trúc, bộ máy quan liêu bắt nguồn từ nỗ lực quản trị các tổ chức thông qua các hệ thống khép kín. Hệ thống khép kín là chính thức và cứng nhắc để duy trì trật tự. Tính đúng đắn về thủ tục là tối quan trọng trong một bộ máy quan liêu. Có lẽ đặc điểm dễ nhận biết nhất của một bộ máy quan liêu là việc sử dụng các thủ tục phân cấp để đơn giản hóa hoặc thay thế các quyết định tự trị.
Một quan chức đưa ra các giả định ngầm về một tổ chức và thế giới mà nó tương tác. Một trong những giả định này là tổ chức không thể dựa vào một hệ thống hoạt động mở, quá phức tạp hoặc quá không chắc chắn để tồn tại. Thay vào đó, một hệ thống khép kín và được xem xét hợp lý nên được thực hiện và tuân theo.
Hạn chế của một bộ máy quan liêu
Kết quả là, các cấu trúc quan liêu có xu hướng lạc hậu, xác định các thủ tục hoạt động tốt trong quá khứ. Quan điểm lạc hậu này tạo ra một cuộc xung đột với các doanh nhân và nhà đổi mới, những người thích các khái niệm hướng tới tương lai và cố gắng xác định các cách thức theo đó các quy trình có thể được cải thiện. Ví dụ, các quy trình nhanh tạo ra các cải tiến thông qua quy trình lặp được đặc trưng bởi sự tự tổ chức và trách nhiệm. Theo thời gian, một bộ máy quan liêu cứng nhắc làm giảm hiệu quả hoạt động, đặc biệt so với các tổ chức đối thủ không có bộ máy quan liêu lớn. Mất mát về hiệu quả được thể hiện rõ nhất trong trường hợp quan liêu cũng được sử dụng để cách ly các cấu trúc quyền lực được thiết lập từ cạnh tranh.
Sự cứng nhắc quan liêu cổ điển và chủ nghĩa bảo hộ là phổ biến trong chính phủ liên bang Hoa Kỳ. Ví dụ, sa thải những người biểu diễn kém là khó khăn vì quá trình chấm dứt gian khổ. Ít hơn 0, 5 phần trăm nhân viên liên bang mất việc mỗi năm, theo The Washington Post .
Quan liêu quản trị hoặc quản trị
Quan liêu không giống như quản trị hoặc quản trị. Một số cấu trúc hành chính không quan liêu, và nhiều quan liêu không phải là một phần của cấu trúc hành chính. Sự khác biệt nằm trong mục tiêu của mỗi hệ thống. Một chính quyền chỉ đạo các nguồn lực tổ chức hướng tới một mục tiêu khách quan như tạo ra lợi nhuận hoặc quản lý một dịch vụ. Quan liêu đảm bảo tính đúng đắn về thủ tục bất kể hoàn cảnh hay mục tiêu.
Trong các xã hội công nghiệp hiện đại, như Hoa Kỳ, các bộ máy quan liêu kép thường tồn tại giữa các công ty tư nhân và các cơ quan quản lý của chính phủ. Bất cứ khi nào một bộ máy quan liêu tồn tại để áp đặt các quy tắc cho hoạt động kinh doanh, công ty tư nhân có thể tạo ra một bộ máy quan liêu để tránh vi phạm các quy định đó.
Ví dụ thực tế
Trong một bài viết trên Tạp chí Harvard Business Review , James L. Heskett, Giáo sư danh dự về hậu cần kinh doanh, câu hỏi liệu quan liêu là một điều tốt trong chính phủ hay doanh nghiệp tư nhân.
Bài báo mô tả các bộ máy quan liêu là các thực thể tập trung vào quyền quyết định thay vì ra quyết định và tuyên bố rằng "chúng không được tạo ra để cân nhắc hay suy nghĩ. và ảnh hưởng của những người đứng đầu họ.
Mặc dù vậy, một số người đóng góp cho bài báo từng phục vụ trong các cơ quan chính phủ bảo vệ vai trò của bộ máy quan liêu trong khi nhận ra rằng cải cách quan liêu có thể mang lại quyền tự chủ cao hơn cho những người ra quyết định.
Một bình luận khác lưu ý rằng sự quan liêu của chính phủ Hoa Kỳ có hiệu quả trong việc tạo ra Đạo luật Glass-Steagall năm 1933, trong đó thiết lập các điều khoản để tách ngân hàng thương mại và đầu tư, và các chương trình xã hội được tạo ra thông qua Thỏa thuận mới. Thỏa thuận mới là một sáng kiến của Tổng thống Franklin D. Roosevelt, cũng vào năm 1933, theo đó nhiều chương trình xã hội đã giúp Hoa Kỳ phục hồi sau cuộc Đại khủng hoảng.
