Một tạp chí giải ngân tiền mặt là một hồ sơ được lưu giữ bởi kế toán nội bộ của tất cả các chi tiêu tài chính được thực hiện bởi một công ty trước khi chúng được đăng lên sổ cái. Tạp chí giải ngân tiền mặt phục vụ một số chức năng, chẳng hạn như một nguồn để ghi lại các khoản giảm thuế và phân loại các chi phí khác. Tạp chí này về cơ bản có chức năng như một sổ cái sổ séc cho tất cả các mục đích thực tế.
Phá vỡ một tạp chí giải ngân tiền mặt
Tất cả các giao dịch mua bằng tiền mặt được ghi lại trong tạp chí giải ngân. Tạp chí giải ngân tiền mặt có thể ghi lại các loại chi phí khác nhau bằng cách chỉ định mỗi loại chi phí một mã hoặc bằng cách ghi lại các chi phí khác nhau trong các cột khác nhau. Các tạp chí này được đối chiếu (thường là hàng tháng) với các tài khoản sổ cái chung, sau đó được sử dụng để tạo báo cáo tài chính cho các kỳ kế toán thông thường. Các tạp chí được duy trì trong các gói phần mềm kế toán và sẽ chứa các thông tin cơ bản sau: ngày giải ngân, số kiểm tra, loại giao dịch, số tiền, người nhận thanh toán và bản ghi nhớ.
Tùy thuộc vào doanh nghiệp cụ thể, các cột bổ sung có thể cần thiết để cung cấp các chi tiết quan trọng cho các mục giải ngân. Ví dụ: nếu một công ty mua vật tư với số lượng lớn, nó có thể được giảm giá. Một cột riêng cho số tiền giảm giá nhận được sẽ hữu ích. Người quản lý tạp chí phải được định hướng rất chi tiết và trên đầu trang của mọi giao dịch để giữ một tạp chí phù hợp. Đó cũng là một thực tiễn tốt để đưa ra các biện pháp kiểm soát nội bộ để tiền mặt không bị đánh giá sai hoặc bị chiếm dụng. Các kiểm soát nội bộ như vậy có thể có hình thức xác minh số tiền lớn được giải ngân hoặc theo dõi các hình thức thanh toán để tìm ra hoạt động bất thường.
Ngoài việc sử dụng cho các mục sổ kế toán tổng hợp trong việc chuẩn bị chính thức cho sổ sách của công ty, tạp chí giải ngân tiền mặt có thể cung cấp thông tin cho chủ sở hữu trong các hoạt động quản lý tiền mặt của họ., bao nhiêu cho các dịch vụ bên ngoài, vv Tạp chí trở thành một nguồn lực tốt để hướng dẫn các quyết định giải ngân tiền mặt trong tương lai.
