Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án liên quan đến việc lập kế hoạch và tổ chức các nguồn lực của công ty để di chuyển một nhiệm vụ, sự kiện hoặc nghĩa vụ cụ thể để hoàn thành. Nó có thể liên quan đến một dự án một lần hoặc một hoạt động đang diễn ra và các nguồn lực được quản lý bao gồm nhân sự, tài chính, công nghệ và sở hữu trí tuệ.
Quản lý dự án thường liên quan đến các lĩnh vực kỹ thuật và xây dựng và gần đây hơn là công nghệ thông tin và chăm sóc sức khỏe (CNTT), thường có một bộ các thành phần phức tạp phải được hoàn thành và lắp ráp theo kiểu thiết lập để tạo ra một sản phẩm hoạt động.
Bất kể ngành công nghiệp là gì, người quản lý dự án có xu hướng có cùng một công việc: giúp xác định mục tiêu và mục tiêu của dự án và xác định khi nào các thành phần dự án khác nhau sẽ được hoàn thành và bởi ai. Họ cũng tạo ra các kiểm tra kiểm soát chất lượng để đảm bảo các thành phần hoàn thành đáp ứng một tiêu chuẩn nhất định.
Chìa khóa chính
- Ở mức độ rất cơ bản, quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch, khởi tạo, thực hiện, giám sát và đóng dự án. Nhiều loại phương pháp và kỹ thuật quản lý dự án khác nhau tồn tại, bao gồm quản lý dự án truyền thống, thác nước, nhanh nhẹn và lean.Project các ngành công nghiệp và là một phần quan trọng trong sự thành công của các công ty xây dựng, kỹ thuật và CNTT.
Hiểu quản lý dự án
Nói chung, quy trình quản lý dự án bao gồm các giai đoạn sau: lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc.
Các ngành công nghiệp khác nhau đã phát triển các phương pháp hoặc khuôn khổ quản lý dự án dành riêng cho nhu cầu riêng biệt của họ.
Từ đầu đến cuối, mọi dự án đều cần một kế hoạch phác thảo cách mọi thứ sẽ khởi đầu, cách chúng sẽ được xây dựng và cách chúng sẽ hoàn thành. Ví dụ, trong kiến trúc, kế hoạch bắt đầu bằng một ý tưởng, tiến tới các bản vẽ và chuyển sang phác thảo kế hoạch chi tiết, với hàng ngàn mảnh nhỏ được ghép lại giữa mỗi bước. Kiến trúc sư chỉ là một người cung cấp một mảnh của câu đố. Người quản lý dự án đặt tất cả lại với nhau.
Mỗi dự án thường có ngân sách và khung thời gian. Quản lý dự án giữ cho mọi thứ di chuyển trơn tru, đúng thời gian và ngân sách. Điều đó có nghĩa là khi khung thời gian dự kiến sắp kết thúc, người quản lý dự án có thể giữ tất cả các thành viên trong nhóm làm việc trong dự án để hoàn thành đúng tiến độ.
Ví dụ về quản lý dự án
Giả sử một người quản lý dự án được giao nhiệm vụ lãnh đạo một nhóm phát triển các sản phẩm phần mềm. Họ bắt đầu bằng cách xác định phạm vi của dự án. Sau đó, họ phân công nhiệm vụ cho nhóm dự án, có thể bao gồm các nhà phát triển, kỹ sư, nhà văn kỹ thuật và chuyên gia đảm bảo chất lượng. Người quản lý dự án tạo ra một lịch trình và đặt thời hạn.
Thông thường, người quản lý dự án sẽ sử dụng các biểu diễn trực quan của quy trình công việc, chẳng hạn như biểu đồ Gantt hoặc biểu đồ PERT, để xác định nhiệm vụ nào sẽ được hoàn thành bởi bộ phận nào. Họ đặt ngân sách bao gồm đủ tiền để giữ dự án trong phạm vi ngân sách ngay cả khi gặp phải các trường hợp bất ngờ. Người quản lý dự án cũng đảm bảo nhóm có các tài nguyên cần thiết để xây dựng, kiểm tra và triển khai một sản phẩm phần mềm.
Khi một công ty CNTT lớn, chẳng hạn như Cisco Systems Inc., mua lại các công ty nhỏ hơn, một phần quan trọng trong công việc của người quản lý dự án là tích hợp các thành viên trong nhóm dự án từ nhiều nền tảng khác nhau và thấm nhuần mục đích của nhóm về việc đáp ứng mục tiêu cuối cùng. Người quản lý dự án có thể có một số bí quyết kỹ thuật nhưng cũng có nhiệm vụ quan trọng là thực hiện tầm nhìn công ty cấp cao và cung cấp kết quả rõ ràng về thời gian và trong ngân sách.
Các loại hình quản lý dự án
Nhiều loại quản lý dự án đã được phát triển để đáp ứng nhu cầu cụ thể của một số ngành hoặc loại dự án nhất định. Chúng bao gồm:
Quản lý dự án thác nước
Điều này tương tự như quản lý dự án truyền thống nhưng bao gồm sự cảnh báo rằng mỗi nhiệm vụ cần phải được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo. Các bước là tuyến tính và tiến trình chảy theo một hướng như một thác nước. Bởi vì điều này, sự chú ý đến chuỗi nhiệm vụ và thời gian là rất quan trọng trong loại quản lý dự án này. Thông thường, quy mô của nhóm làm việc trong dự án sẽ tăng lên khi các nhiệm vụ nhỏ hơn được hoàn thành và các nhiệm vụ lớn hơn bắt đầu.
Quản lý dự án Agile
Công nghiệp phần mềm máy tính là một trong những người đầu tiên sử dụng phương pháp này. Với cơ sở bắt nguồn từ 12 nguyên tắc cốt lõi của Tuyên ngôn Agile, quản lý dự án nhanh là một quy trình lặp tập trung vào việc giám sát và cải tiến liên tục các sản phẩm. Tại cốt lõi của nó, các sản phẩm chất lượng cao là kết quả của việc cung cấp giá trị khách hàng, tương tác nhóm và thích ứng với hoàn cảnh kinh doanh hiện tại.
Quản lý dự án Agile không tuân theo cách tiếp cận từng giai đoạn. Thay vào đó, các giai đoạn của dự án được hoàn thành song song với nhau bởi các thành viên khác nhau trong một tổ chức. Cách tiếp cận này có thể tìm và khắc phục lỗi mà không phải khởi động lại toàn bộ quy trình.
Quản lý dự án tinh gọn
Phương pháp này là tất cả về việc tránh lãng phí, cả lãng phí thời gian và tài nguyên. Các nguyên tắc của phương pháp này được lượm lặt từ thực tiễn sản xuất của Nhật Bản. Ý tưởng chính đằng sau chúng là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng với ít tài nguyên hơn.
Có nhiều phương pháp và loại quản lý dự án hơn được liệt kê ở đây, nhưng đây là một số trong những phương pháp phổ biến nhất. Loại được sử dụng tùy thuộc vào sở thích của người quản lý dự án hoặc công ty có dự án đang được quản lý.
