Lời mời thầu (IFB) là gì?
Lời mời thầu (IFB), đôi khi được gọi là Lời mời thầu, được sử dụng trong các tình huống mà các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng khác nhau chủ yếu về giá. Phát hành IFB cho phép một công ty cung cấp thông số kỹ thuật chi tiết bằng văn bản bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện cần thiết để làm việc cho dự án cụ thể hoặc dự án mà công ty muốn ký hợp đồng. Các công ty có thể gửi lời mời thầu bằng miệng hoặc bằng văn bản.
Hiểu lời mời thầu (IFB)
Lời mời chào thầu toàn diện (IFB) sẽ mô tả chi tiết dự án theo kế hoạch, đưa ra các yêu cầu nộp bao gồm thời hạn, phạm vi và thời gian dự án, trình độ tối thiểu, tiêu chuẩn dịch vụ bắt buộc và bảo hành bắt buộc. Nó cũng cung cấp một mô tả về quá trình lựa chọn tổng thể bao gồm các mốc thời gian.
Lời mời thầu khác với Yêu cầu đề xuất (RFP) ở chỗ mục tiêu là có được các đề xuất của nhà thầu liên quan đến chi phí để hoàn thành dự án mà ít chú trọng đến nhà thầu giới thiệu ý tưởng của mình về cách hoàn thành dự án hoặc thực hiện dịch vụ.
Thông qua quy trình IFB, các công ty có thể hợp lý hóa quy trình quyết định của mình bằng cách chọn nhà thầu đủ điều kiện có giá thầu thấp nhất. Ngược lại, các nhà thầu có thể tập trung hẹp hơn vào việc ước tính chi phí tiềm năng liên quan đến việc hoàn thành một dự án và có thể tạo ra một giá thầu nhanh hơn. Một nhược điểm của phương pháp này là việc chọn nhà cung cấp hoặc nhà thầu có chi phí thấp nhất có thể dẫn đến các vấn đề về chất lượng và hiệu suất. Các đơn vị mời chào có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách rất rõ ràng về trình độ tối thiểu cho các nhà thầu cũng như phạm vi dự án, thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn dịch vụ.
Khi nào nên mời một lời mời thầu
Các tổ chức chính phủ thường được yêu cầu bởi luật pháp liên bang, tiểu bang hoặc địa phương nhằm thúc đẩy tính minh bạch, ngăn ngừa tham nhũng và tránh sự thiên vị để tiến hành một quy trình đấu thầu thông qua Lời mời cho các yêu cầu chào giá. Các tổ chức học thuật cũng thường xuyên sử dụng Lời mời thầu.
Thư mời thầu có hiệu quả nhất khi công ty hoặc đơn vị khác đang tìm kiếm giá thầu có hiểu biết chi tiết về công việc hoặc dịch vụ cần được cung cấp và các bước cần thiết để hoàn thành nó, để lại giá là yếu tố quyết định chính trong việc lựa chọn giữa các nhà cung cấp dịch vụ hoặc nhà thầu. Ví dụ về các dự án thường tuân theo loại quy trình đấu thầu này bao gồm các dự án cơ sở hạ tầng lớn như xây dựng và sửa chữa cầu và đường cao tốc và các dự án liên quan đến vận chuyển hàng loạt. Trong trường hợp công việc liên quan đến các dịch vụ chuyên nghiệp trong đó các yếu tố định tính bao gồm cách tiếp cận và hỗ trợ khái niệm hóa có trọng lượng lớn hơn trong quá trình quyết định, RFP hoặc Yêu cầu đấu thầu có thể hiệu quả hơn.
