Bảng lương là gì?
Biên chế là tổng số tất cả các khoản bồi thường mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vào một ngày nhất định. Nó thường được quản lý bởi bộ phận kế toán hoặc nhân sự của một doanh nghiệp; bảng lương doanh nghiệp nhỏ có thể được xử lý trực tiếp bởi chủ sở hữu hoặc một công ty liên kết. Ngày càng nhiều, biên chế được gia công cho các công ty chuyên xử lý việc xử lý tiền lương, lợi ích nhân viên và bảo hiểm, và các nhiệm vụ kế toán như khấu trừ thuế.
Bảng lương cũng có thể tham khảo danh sách nhân viên của một doanh nghiệp và số tiền bồi thường do mỗi người trong số họ. Đó là một chi phí lớn cho hầu hết các doanh nghiệp và hầu như luôn được khấu trừ, có nghĩa là chi phí có thể được khấu trừ từ thu nhập gộp làm giảm thu nhập chịu thuế của công ty. Biên chế có thể khác nhau từ một khoảng thời gian thanh toán khác vì thời gian làm thêm, lương ốm và các biến khác.
Hiểu về biên chế
Biên chế là quá trình thanh toán cho nhân viên của công ty, có thể bao gồm theo dõi số giờ làm việc, cách tính lương của nhân viên và phân phối thanh toán qua tiền gửi trực tiếp vào tài khoản của họ hoặc bằng séc. Tuy nhiên, các công ty cũng phải thực hiện các chức năng kế toán để ghi lại bảng lương, thuế bị khấu trừ, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, thời gian nghỉ ốm và tiền nghỉ hè. Các công ty cũng phải đặt sang một bên và ghi lại bất kỳ khoản tiền nào phải trả cho chính phủ cho Medicare, An sinh xã hội và thuế thất nghiệp.
Chìa khóa chính
- Biên chế là tổng số tiền bồi thường mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vào một ngày nhất định. Quá trình tính lương có thể bao gồm số giờ theo dõi làm việc cho nhân viên, tính toán thanh toán và phân phối thanh toán qua ký gửi trực tiếp hoặc kiểm tra., các công ty cũng phải thực hiện kế toán và lưu trữ hồ sơ cũng như dành quỹ cho Medicare, An sinh xã hội và thuế thất nghiệp.
Nhiều công ty có quy mô vừa và lớn ký hợp đồng bên ngoài các dịch vụ trả lương để hợp lý hóa quy trình. Nhà tuyển dụng theo dõi số giờ mỗi nhân viên làm việc và chuyển thông tin này đến dịch vụ trả lương. Vào ngày trả lương, dịch vụ trả lương tính toán tổng số tiền mà nhân viên đang nợ dựa trên số giờ hoặc tuần làm việc trong thời gian trả lương và tỷ lệ chi trả. Dịch vụ này khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác từ thu nhập và sau đó trả cho người lao động.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng dịch vụ trả lương chuyên nghiệp
Dịch vụ trả lương chuyên nghiệp cung cấp nhiều lợi ích và một vài nhược điểm. Một lợi ích chính của dịch vụ trả lương là khả năng tạo ra nhiều loại báo cáo đơn giản hóa các thủ tục kế toán và giúp các công ty đảm bảo họ tuân thủ các yêu cầu nộp thuế và pháp lý. Dịch vụ trả lương cũng có thể duy trì một hồ sơ về thời gian nghỉ phép hoặc thời gian cá nhân nhân viên đã sử dụng.
Mặt khác, khi các công ty thuê ngoài hệ thống bảng lương của họ, họ phải dựa vào các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp để hạch toán chính xác. Trong trường hợp xảy ra lỗi, nhân viên tại chỗ của công ty phải đối phó với những nhân viên khó chịu. Các công ty cũng có thể phải đối mặt với các hình phạt thuế cho lỗi dịch vụ tiền lương. Ngoài ra, dịch vụ trả lương đắt hơn so với chạy biên chế trong nhà. Các dịch vụ có thể tính phí hàng tháng hoặc cung cấp các cấu trúc thanh toán khác nhau cho các tầng dịch vụ khác nhau. Do chi phí của họ, dịch vụ trả lương có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các công ty nhỏ với ngân sách hoạt động eo hẹp.
Chương trình phần mềm biên chế
Thay vì sử dụng các dịch vụ trả lương chuyên biệt, một số công ty lựa chọn dựa vào các chương trình phần mềm biên chế. Một khi công ty mua phần mềm, không có phí bổ sung hàng tháng. Các chương trình phần mềm thường bao gồm các biểu mẫu thuế có thể in và các bảng giữ lại. Ngoài việc tiết kiệm tài chính, hệ thống bảng lương nội bộ giúp các công ty giữ bí mật thông tin tài chính riêng tư. Tuy nhiên, các chương trình phần mềm có thể tốn thời gian, điều này có thể gây ra vấn đề cho các công ty có một đội ngũ nhân viên nhỏ.
