Giao dịch là gì?
Giao dịch là một thỏa thuận giữa người mua và người bán để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc công cụ tài chính.
Trong kế toán, các sự kiện ảnh hưởng đến tài chính của một doanh nghiệp phải được ghi lại trên sổ sách và một giao dịch kế toán sẽ được ghi lại khác nhau nếu công ty sử dụng kế toán dồn tích thay vì kế toán tiền mặt. Kế toán dồn tích ghi lại các giao dịch khi doanh thu hoặc chi phí được ghi nhận hoặc phát sinh, trong khi kế toán tiền mặt ghi lại các giao dịch khi doanh nghiệp thực sự chi tiêu hoặc nhận tiền. Nó có thể yêu cầu một lá thư về ý định hoặc bản ghi nhớ.
Hiểu giao dịch
Giao dịch về mặt bán hàng giữa người mua và người bán tương đối đơn giản. Người A cho người B một số tiền nhất định cho một sản phẩm tốt, dịch vụ hoặc tài chính.
Giao dịch có thể trở nên phức tạp hơn trong thế giới kế toán do các doanh nghiệp đôi khi có thể thực hiện các giao dịch hôm nay sẽ không được giải quyết cho đến ngày trong tương lai hoặc họ có thể có doanh thu hoặc chi phí đã biết nhưng chưa đến hạn. Giao dịch của bên thứ ba cũng có thể xảy ra. Việc doanh nghiệp ghi lại các giao dịch thu nhập và chi phí bằng phương pháp kế toán dồn tích hay phương pháp kế toán tiền mặt có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế của công ty hay không.
Chìa khóa chính
- Giao dịch được xử lý khác nhau theo các hệ thống kế toán khác nhau. Kế toán thông thường ghi nhận một giao dịch khi giao hàng hoặc hóa đơn. Kế toán tiền mặt ghi lại các giao dịch khi thanh toán được thực hiện hoặc nhận được.
Ghi lại giao dịch với kế toán dồn tích
Trong kế toán dồn tích, một công ty ghi nhận thu nhập khi hoàn thành một dịch vụ hoặc khi vận chuyển và giao hàng. Nếu hàng tồn kho là bắt buộc khi hạch toán thu nhập của công ty và công ty thường có tổng doanh thu trên 1 triệu đô la hàng năm, công ty thường sử dụng phương pháp kế toán dồn tích cho bán hàng và mua hàng.
Kế toán dồn tích tập trung vào khi thu nhập kiếm được và chi phí phát sinh. Tất cả các giao dịch được ghi lại bất kể khi nào tiền được trao đổi. Ví dụ, một công ty bán hàng hóa cho khách hàng bằng tín dụng của cửa hàng vào tháng 10 ghi lại giao dịch ngay lập tức dưới dạng một khoản mục trong các khoản phải thu (AR) cho đến khi nhận được thanh toán. Ngay cả khi khách hàng không thực hiện thanh toán bằng tiền mặt cho hàng hóa cho đến tháng 12, giao dịch được ghi nhận là thu nhập cho tháng 10.
Khái niệm tương tự áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty mua bằng tín dụng. Chi phí kinh doanh được ghi nhận khi nhận sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ: vật tư mua bằng tín dụng vào tháng 4 được ghi là chi phí cho tháng 4, ngay cả khi doanh nghiệp không thanh toán bằng tiền mặt cho vật tư cho đến tháng 5.
Ghi lại giao dịch với kế toán tiền mặt
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các công ty sở hữu và đối tác duy nhất, sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt. Thu nhập được ghi nhận khi nhận được tiền mặt, séc hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng. Ví dụ, một doanh nghiệp bán 10.000 đô la vật dụng cho khách hàng vào tháng 3. Khách hàng thanh toán hóa đơn vào tháng Tư. Công ty nhận ra việc bán hàng khi nhận được tiền mặt vào tháng Tư. Tương tự như vậy, chi phí được ghi nhận khi các nhà cung cấp và nhân viên được trả tiền. Ví dụ, một doanh nghiệp mua $ 500 vật tư văn phòng vào tháng Năm và thanh toán cho họ vào tháng Sáu. Doanh nghiệp nhận ra việc mua hàng khi thanh toán hóa đơn vào tháng Sáu.
Cơ sở tiền mặt của kế toán chỉ khả dụng nếu một công ty có doanh thu dưới 1 triệu đô la hàng năm. Bởi vì không có giao dịch kế toán phức tạp, chẳng hạn như dồn tích và trả chậm, là cần thiết, cơ sở tiền mặt dễ dàng hơn so với cơ sở dồn tích để ghi lại các giao dịch. Tuy nhiên, thời gian ngẫu nhiên điển hình của các khoản thu và chi tiền mặt có nghĩa là kết quả được báo cáo có thể khác nhau giữa lợi nhuận cao và thấp bất thường từ tháng này sang tháng khác.
