Sổ sách kế toán kép là khái niệm mà mọi giao dịch kế toán đều có hai ảnh hưởng đến tài chính của công ty. Sổ cái là hồ sơ của hai bên của mỗi giao dịch. Nếu một công ty bán một sản phẩm, doanh thu của nó tăng lên và tiền mặt của nó tăng thêm một lượng bằng nhau. Khi một công ty vay tiền từ một chủ nợ, số dư tiền mặt tăng lên, nhưng số dư nợ của công ty tăng lên cùng một số tiền.
Hệ thống nhập kép tạo ra bảng cân đối kế toán bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Bảng này được cân bằng vì tài sản của công ty sẽ luôn bằng các khoản nợ cộng với vốn chủ sở hữu. Tài sản bao gồm tất cả các mặt hàng mà một công ty sở hữu, chẳng hạn như hàng tồn kho, tiền mặt, máy móc, tòa nhà và thậm chí các mặt hàng vô hình như bằng sáng chế. Nợ phải trả đại diện cho tất cả mọi thứ mà công ty nợ người khác, chẳng hạn như các tài khoản ngắn hạn phải trả thuộc sở hữu của nhà cung cấp hoặc các ghi chú dài hạn phải trả cho ngân hàng. Vốn chủ sở hữu đại diện cho cổ phần của chủ sở hữu trong công ty. Vốn chủ sở hữu có thể bao gồm bất kỳ khoản đóng góp nào mà chủ sở hữu đã thực hiện cho công ty, cộng với lợi nhuận của công ty hoặc trừ đi các khoản lỗ của công ty.
Mỗi mục có một bên ghi nợ và một bên tín dụng, ghi vào sổ cái. Tài khoản tài sản tăng khi ghi nợ và giảm khi ghi có. Ngược lại, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tăng khi ghi có và giảm khi ghi nợ. Nếu một tài sản tăng bằng một khoản ghi nợ, thì bên tín dụng của mục nhập sẽ ảnh hưởng đến một tài sản khác bằng cách giảm nó hoặc ảnh hưởng đến tài khoản nợ hoặc vốn chủ sở hữu, tăng nó, để giữ cho tài sản = nợ phải trả + cân bằng vốn chủ sở hữu.
Ví dụ, nếu Lucie mở một cửa hàng tạp hóa mới, cô ấy có thể bắt đầu kinh doanh bằng cách đóng góp một số tiền tiết kiệm 100.000 đô la của riêng mình cho công ty. Mục nhập đầu tiên vào sổ cái sẽ là ghi nợ vào Tiền mặt, tăng tài sản của công ty và tín dụng cho Vốn chủ sở hữu, tăng cổ phần sở hữu của Lucie trong công ty. Nếu Lucie mua một số đơn vị giá đỡ với giá 5.000 đô la trên thẻ tín dụng của công ty, mục tiếp theo vào sổ cái sẽ là khoản ghi nợ cho Thiết bị với giá 5.000 đô la, tăng tài sản của công ty và tín dụng vào Thẻ tín dụng do 5.000 đô la, tăng các khoản nợ của công ty.
Một sổ cái phụ có thể được lưu giữ cho mỗi tài khoản cá nhân, sẽ chỉ đại diện cho một nửa của mục nhập. Sổ cái, tuy nhiên, có hồ sơ cho cả hai nửa của mục. Khi Lucie mua giá đỡ, sổ cái phụ Thiết bị sẽ chỉ hiển thị một nửa mục nhập, đó là khoản ghi nợ cho Thiết bị với giá 5.000 đô la. Sổ cái phụ do Thẻ tín dụng sẽ bao gồm một bản ghi của nửa còn lại của mục nhập, khoản tín dụng trị giá 5.000 đô la. Sổ cái sẽ có hai dòng được thêm vào, hiển thị cả khoản ghi nợ và tín dụng với giá 5.000 đô la mỗi dòng.
Theo Tạp chí Phố Wall, việc sử dụng sớm hệ thống nhập cảnh kép đã được Luca Pacioli ghi lại vào thế kỷ 15. Kế toán trong những năm 1400 đã sử dụng bút và giấy để lưu giữ hồ sơ, theo dõi cẩn thận từng mục nhập kép. Kế toán ngày nay thường không sử dụng một sổ cái tổng hợp vật lý; tuy nhiên, phần mềm kế toán hiện đại sử dụng cùng một khái niệm cơ bản là đăng hai mục vào sổ cái chung cho mỗi giao dịch.
