Phòng dây là gì?
Phòng dây là cơ sở được sử dụng bởi các tổ chức tài chính để xử lý chuyển tiền và yêu cầu đặt hàng thay mặt cho khách hàng. Các nhiệm vụ điển hình được thực hiện bởi nhân viên phòng dây bao gồm nhận lệnh giao dịch từ các nhà môi giới và đại diện đã đăng ký khác, truyền các lệnh đó đến sàn giao dịch hoặc bộ phận giao dịch của công ty và chuyển thông báo về các lệnh giao dịch được thực hiện lại cho các nhà môi giới liên quan.
Khi các dịch vụ tài chính ngày càng tự động hóa, nhiều chức năng trong số này đã được thay thế bởi các hệ thống máy tính.
Chìa khóa chính
- Phòng dây là một bộ phận chuyên thực hiện các yêu cầu chuyển tiền và đặt hàng của khách hàng. Ví dụ phổ biến bao gồm xử lý tiền gửi và rút tiền mới hoặc thực hiện các đơn đặt hàng hoặc bán hàng được chuyển qua môi giới khách hàng. Về cơ bản, phòng dây có số lượng nhân viên lớn. Tuy nhiên, những tiến bộ trong tự động hóa có nghĩa là tỷ lệ ngày càng tăng của các chức năng này hiện được thực hiện bởi các hệ thống máy tính.
Hiểu về phòng dây
Các công ty lớn có thể có toàn bộ đội ngũ nhân viên dành riêng cho phòng dây, trong khi các công ty nhỏ hơn có thể có các nhân viên luân phiên giữa phòng dây và các trách nhiệm khác. Tuy nhiên, ngày càng nhiều, những nhiệm vụ này đang trở nên ít phụ thuộc hơn vào con người khi các công ty tiếp tục tự động hóa quy trình làm việc của họ bằng máy tính và giải pháp phần mềm.
Tuy nhiên, phòng dây vẫn là một phần quan trọng trong hoạt động của một công ty. Chức năng chính của họ bao gồm nhận đơn đặt hàng từ các nhà môi giới thay mặt cho khách hàng, sau đó được chuyển đến các nhà giao dịch của công ty hoặc trong bộ phận giao dịch hoặc trên sàn của sàn giao dịch chứng khoán có liên quan. Sau đó, các nhà giao dịch sẽ thực hiện các giao dịch mua có liên quan thay mặt cho khách hàng trước khi chuyển thông tin đơn hàng đã hoàn thành đến phòng dây sau khi giao dịch được hoàn tất. Nhân viên phòng dây sau đó sẽ thông báo cho người môi giới, người này lần lượt thông báo cho khách hàng rằng đơn hàng của họ đã được lấp đầy.
Trong số các ngân hàng, phòng dây có thể có quyền truy cập vào PC FedLine, đây là máy tính được sử dụng để truy cập các dịch vụ ngân hàng của Cục Dự trữ Liên bang. Đối với các ngân hàng nhỏ hơn, phần mềm ngân hàng có thể được sử dụng cho phép công ty tạo các lệnh thanh toán theo định dạng Dịch vụ Quỹ Fedwire, để sau đó họ có thể được tải lên PC FedLine đặt tại một tổ chức khác.
Bất kỳ tổ chức nào có phòng dây đều phải có quy trình bảo mật để đảm bảo rằng tất cả các lệnh thanh toán đến và đi đều hợp pháp và chính xác. Các quy trình bảo mật có thể bao gồm việc nhân viên thứ hai xem xét các đơn đặt hàng thanh toán đi, sử dụng các từ mã và gọi lại và chỉ cho phép một số nhân viên nhất định gửi và nhận các lệnh thanh toán.
Tương tự, các phòng dây được yêu cầu lưu giữ hồ sơ chi tiết của tất cả các đơn đặt hàng thanh toán đến và đi. Trong lịch sử, điều này đã được thực hiện bằng cách sử dụng các bản in vật lý của tất cả các tin nhắn được gửi và nhận. Nhân viên sẽ cần phải xem xét các hồ sơ này thường xuyên trong suốt cả ngày, báo cáo bất kỳ tin nhắn bị thiếu ngay lập tức.
Ví dụ thực tế của một phòng dây
Ngày nay, nhiều công ty tài chính hoạt động bằng cách sử dụng quy trình làm việc tự động cao. Theo đó, nhiều trong số các quá trình này có thể được kết hợp một cách hiệu quả.
Chẳng hạn, dịch vụ môi giới giảm giá có thể cho phép khách hàng nạp tiền vào tài khoản của họ, thực hiện các lệnh giao dịch và tạo tất cả các báo cáo quản lý tài khoản từ trong giao diện người dùng trực tuyến.
Trong tình huống này, thường có rất ít, nếu có, nhân viên tham gia. Thay vào đó, tất cả các yêu cầu của khách hàng được nhận và thực hiện bằng điện tử bởi các hệ thống máy tính tiên tiến, thường trong vòng vài giây hoặc ít hơn.
